Mail merge
Wat is mail merge en hoe werk je ermee?
Mail merge stelt je in staat gepersonaliseerde documenten bulksgewijs op te stellen. Een sjabloon vanuit Excel heeft kolommen (bv. Voornaam, Straatnaam, Postcode en Plaatsnaam). Deze zijn gekoppeld aan velden in een template van een bepaalde uiting. Laten we als voorbeeld een contract nemen. Als je in het Excel-bestand twintig keer de kolommen hebt ingevuld voor twintig contracten, worden er uiteindelijk 20 gepersonaliseerde documenten gecreëerd in Cordeo.
Terug naar vorige paginadeze pagina:
Mail merge document starten
Klik op de button 'Creëer nieuw' en kies voor Mail merge document'.
NB: Wil je geen mail merge uiting, klik dan hier voor het maken van uitingen o.b.v. templates/wizards.
Vul eigenschappen in
Nadat je een template hebt gekozen, kom je in een bewerkingsomgeving zoals hieronder te zien is. Vul in ieder geval de verplichte velden (met *) in.
- Naam van het bestand in het Nederlands (en evt. Engels)
- Omschrijving van het bestand in het Nederlands (en evt. Engels)
- Met Beschikbaar voor geef je aan voor wie het item zichtbaar mag worden
- Bij Eigenaar vul je in de regel je eigen naam in
- Workflow is een inrichting voor het vereisen van goedkeuring door een admin gebruiker
- Hoofdtaal is de taalselectie van het betreffende document of de uiting
Bewerk labels
Bewerk labels zoals hieronder wordt getoond. Geef bij de labels de passende keuze weer voor het document dat je gaat maken.
Klik vervolgens op 'Ja'. Dan kom je in de editor terecht. Hier heb je de mogelijkheid om variabele data toe te voegen via een Excel-bestand.
Upload variabele data
Upload je Excel-bestand hier:
Bij het kopje 'Preview data' kun je controleren of alle gegevens erin staan zoals je dat wilt. Als alles klopt, klik je op het kruisje van het venster en kom je weer terug in de editor. Als je nu je mail merge document publiceert, wordt er automatisch een pdf gegenereerd met alle pagina's en alle informatie die jij hebt opgenomen in het excel-bestand.